Fan Kultury

W firmach od jakiegoś czasu, dosyć regularnie gości się delegacje. Nie tylko z naszego kraju, ale również spoza granic Polski. Wizyty takie mają charakter roboczy albo bardzo oficjalny. Rzadko prywatny. Uroczyste powitanie i zorganizowanie spotkania konieczne jest w przypadku każdego rodzaju delegacji.

Jak więc prawidłowo przyjąć delegację zza granicy? Jak zorganizować spotkanie? O czym  nie można zapomnieć? I co jeszcze warto o tym wiedzieć? Na wszystkie te i inne pytania odpowiadamy poniżej. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem.

Czym jest delegacja

Delegacja inaczej nazywana jest również podróżą służbową. Pracownik odbywa ją na wyraźne polecenie swojego pracodawcy poza miejscowość, w które znajduje się jego miejsce pracy. Oczywiście w ramach wykonywanych obowiązków. Warto pamiętać, że podróż służbowa ściśle związana jest z delegacją danej osoby do wykonania pewnego zadania czy działania.

Na pewno w tym miejscu zadamy sobie pytanie, jak długo może trwać delegacja. Otóż w żadnym prawnym dokumencie nie określono maksymalnego ani minimalnego okresu trwania podróży służbowej. Decyzję w tej sprawie podejmuje więc sam pracodawca. Polecenie delegacji wydaje się zazwyczaj na piśmie. Nie jest to wymagana forma, ale z pewnością wiele ułatwia. Właśnie dlatego pracodawcy najczęściej się na nią decydują. Wpływ na to ma przede wszystkim unikanie wszelkich niedomówień. W dokumencie takim pracodawca dokładnie wskazuje na termin podróży, miejsce i cel wyjazdu.

Co w przypadku gry pracownik odmówi podróży służbowej? Wówczas pracodawca może zastosować konsekwencje. Warto jednak wiedzieć, że nie dotyczy to kobiet w ciąży i jednego z rodziców, który ma pod opieką dziecko do czterech lat.

Właściwa oprawa delegacji

Warto wiedzieć, że gospodarze, czyli ci, którzy przyjmują delegację, powinni wcześniej zadbać o jej odpowiednią oprawę. O czym więc muszą pamiętać? Przede wszystkim o:

• przygotowaniu całego programu wizyty,
• stworzeniu oraz rozesłaniu zaproszeń, ewentualnie zawiadomień,
• przygotowaniu sali obrad,
• zarezerwowaniu miejsc w hotelu,
• uzgodnieniu wszelkich terminów oraz wszystkich miejsc wizyt,
• przygotowaniu niezbędnych informacji,
• zorganizowaniu niezbędnych materiałów pomocniczych,
• przygotowaniu ewentualnego projektu umowy albo porozumienia,
• przygotowaniu wszystkich innych potrzebnych dokumentów,
• zorganizowaniu czasu wolnego.

Przyjmowanie delegacji

Warto wiedzieć, że przyjęcie delegacji, wymaga od gospodarzy pewnych przygotowań. Chodzi przede wszystkim o stworzenie planu programu, zarezerwowanie hoteli czy zapewnienie środków transportu. Ważne jest również odpowiednie przygotowanie sali obrad,oczywiście z uwzględnieniem charakteru i formy wizyty. Istotną kwestia jet również wcześniejsze przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów. Takich jak chociażby umów czy porozumień.

Nie zapominajmy też o organizacji ewentualnego czasu wolnego. Zarezerwujmy go na zwiedzanie najciekawszych miejsc, ważnych i charakterystycznych dla miasta obiektów. Można również pokusić się o udział w imprezie kulturalnej. To wszystko jednak również zależy od charakteru wizyty, ale przede wszystkim od osób, będących w składzie delegacji.

Program delegacji

Z wszystkich elementów, które przygotować należy przed powitaniem delegacji, najważniejszy jest plan wizyty. Ten powinien obejmować:

• przede wszystkim cel i czas trwania wizyty. Powinien uwzględniać godziny przyjazdu, odjazdu, zainteresowania gości,
• liczbę gości w delegacji, ich płeć, funkcje, jakie sprawują i ich kompetencje,
• szczegółowy program poszczególnych dni wizyty wraz z godzinami posiłków czy spotkań.
• w przypadku, gdy mowa jest o delegacji zza granicy naszego kraju, to istotne jest ustalenie języka rozmowy albo zapewnienie tłumacza,
• na samym końcu programu warto umieścić wszystkie potrzebne i niezbędne adresy, numery kontaktowe oraz adresy mejlowe.

Gdy cały plan jest już gotowy, warto wyznaczyć osoby, które zajmą się jego poszczególnymi punktami. W ten sposób unikniemy niepotrzebnego chaosu.